Quảng Ngãi quyết tâm đồng bộ hệ thống văn phòng điện tử toàn tỉnh

Nhằm mục đích giảm bớt những công đoạn thủ công, giảm chi phí cho các đơn vị, tổ chức và tiến đến việc quản lý tốt hồ sơ, công văn điều hành công việc trong ngày một cách hợp lý, khoa học và hiện đại. Trong thời gian vừa qua, tỉnh Quảng Ngãi đã triển khai sử dụng phần mềm quản lý văn bản và phần mềm văn phòng điện tử tại một số đơn vị trong toàn tỉnh. Bước đầu, việc áp dụng Văn phòng điện tử đã mang lại hiệu quả một nhất định. Để phát triển việc sử dụng văn phòng điện tử đồng bộ, trong thời gian tới việc triển khai cần được thực hiện mạnh mẽ và đồng bộ hơn.

Những kết quả thành công đã đạt được khi sử dụng phần mềm văn phòng điện tử

van-phong-dien-tu-quang-binh

Trong những năm vừa qua, việc triển khai thực hiện áp dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong các hoạt động của cơ quan nhà nước, UNBD tỉnh Quảng Ngãi, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh luôn có định hướng và tham mưu bố trí kinh phí cho việc ứng dụng CNTT, từ đó đẩy mạnh việc triển khai ứng dụng Văn phòng điện tử đối với các cơ quan hành chính nhà nước. Cho tới thời điểm hiện tại, đã có 23 đơn vị được UBND tỉnh Quảng Ngãi cấp kinh phí và triển khai thực hiện hệ thống này. Theo thống kê 2 năm 2010 và 2011, lượng văn bản đến và đi được các đơn vị xử lý qua phần mềm văn phòng điện tử là hơn 148.000 văn bản (trong đó, có trên 103.000 văn bản đến và hơn 45.000 văn bản đi).

Nhìn chung, trong công tác triển khai ứng dụng tại các đơn vị đã có những tiến triển khả quan. Nhiều đơn vị trong toàn tỉnh Quảng Ngãi đã khai thác và sử dụng hầu hết các tính năng, chức năng của Hệ thống để phục vụ trong công tác chuyên môn và hoạt động chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan: UBND huyện Sơn Hà, Sở Tài chính tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh, Sở Giao thông Vận tải tỉnh… Đặc biệt, tại Sở Thông tin và Truyền thông của tỉnh sau thời gian triển khai ứng dụng phầm mềm văn phòng điện tử đã mang lại những dấu hiệu khả quan, 100% văn bản đi và văn bản đến được xử lý thông qua Hệ thống Văn phòng điện tử. Cho tới nay, việc sử dụng phần mềm văn phòng điện tử đối với các đồng chí lãnh đạo và chuyên viên trong việc quản lý, điều hành, công tác tham mưu, tổng hợp đã thành thạo, hiệu quả, đáp ứng kịp thời cho việc chỉ đạo và điều hành công việc của Ban Giám đốc.

Phó giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông- Ông Trần Thanh Trường cho biết: Từ khi ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vào công tác thì công tác quản lý công văn, tài liệu, hồ sơ… trong khối hành chính sự nghiệp đã hạn chế rất nhiều trong trao đổi văn bản hành chính trên văn bản giấy và giảm sử dụng một loạt các thiết bị như máy in, máy fax, máy photo. Tránh tối đa các tình trạng công việc bị chồng chéo, tồn đọng và bị bỏ sót. Giảm số lượng giấy tờ, văn bản trao đổi, lưu trữ lớn dẫn đến tình trạng khó khăn trong kiểm soát, tìm kiếm, tốn không gian, thời gian lưu trữ và nhất là tiết kiệm cho cơ quan một khoản kinh phí đáng kể… Đồng thời trong hệ thống này cán bộ, chuyên viên có thể tạo và duyệt các văn bản theo những chu trình luồng công việc đã được giao. Đặc biệt, các cán bộ, nhân viên khi đi công tác, thông qua mạng Internet lãnh đạo và chuyên viên vẫn có thể quản lý công việc, cập nhật và tác nghiệp thông qua phần mềm văn phòng điện tử.

Những giải pháp chung đề ra

Ngoài những kết quả đã đạt được do giải pháp Văn phòng điện tử mang lại thì quá trình triển khai, ứng dụng văn phòng điện tử ở khối các cơ quan nhà nước trong tỉnh Quảng Ngãi vẫn còn rất nhiều vướng mắc như:

  • Một số đơn vị đã đưa vào sử dụng và khai thác hệ thống nhưng chưa sử dụng đầy đủ các tính năng của hệ thống phần mềm văn phòng điện tử như: Quản lý văn bản đi và văn bản đến, các tiện ích khác (thông báo, lịch công tác, diễn đàn…).
  • Sự quan tâm và chỉ đạo của lãnh đạo chưa quyết liệt, chưa có sự tham gia nhiệt tình của cán bộ của các phòng ban trong việc triển khai hệ thống.
  • Một số đơn vị có mức độ ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử thấp.
  • Cán bộ quản trị CNTT và văn thư tại một số nơi chưa đáp ứng được yêu cầu ứng dụng và quản trị hệ thống.
  • Công tác về đào tạo, tập huấn chưa thường xuyên, thời gian tập huấn ngắn, cán bộ công chức tham dự không được đầy đủ, liên tục, từ đó mức độ tiếp thu và sử dụng phần mềm văn phòng điện tử chưa được tốt.

Để công tác ứng dụng văn phòng điện tử đạt hiệu quả hơn nữa, ông Trần Thanh Trường – Phó giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi kiến nghị: Các đơn vị tiếp tục tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về cơ sở hạ tầng CNTT và như con người để tập trung và tăng cường sử dụng, khai thác hiệu quả các tính năng, chức năng của phần mềm quản lý văn bản. Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị cần quyết liệt hơn trong triển khai và nhất là phải trực tiếp tham gia hệ thống một cách xuyên suốt thì việc ứng dụng mới đem lại hiệu quả.

Nguồn: Báo Quảng Ngãi

Thông tin bạn có thể tham khảo thêm:

CloudOffice – Giải pháp văn phòng điện tử cho các doanh nghiệp, cơ quan hành chính

Phần mềm văn phòng điện tử trong quản lý văn bản và điều hành công việc CloudOffice đã được nghiên cứu, xây dựng với nhiều tính năng mạnh mẽ hỗ trợ tốt cho các nhà lãnh đạo phân công và kiểm soát công việc đơn giản, nhanh chóng và chính xác thông qua các thiết bị CNTT như máy tính hoặc Smart phone.

ứng dụng văn phòng điện tử trong quản trị doanh nghiệp, văn phòng điện tử

ứng dụng văn phòng điện tử trong quản trị doanh nghiệp, văn phòng điện tử

Các chức năng tương tác của phần mềm CloudOffice sẽ tối ưu hóa sự phối hợp xử lí công việc của các phòng ban khác nhau, tạo nên một phong cách làm việc chuyên nghiệp trong toàn hệ thống, từ đó giúp tăng năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí cho quá trình vận hành bộ máy văn phòng.

Ngoài ra, phần mềm CloudOffice còn cho phép chia sẻ thông tin công việc giữa nhiều cá nhân/phòng ban linh hoạt, giúp cho các bên liên quan thực hiện các tác vụ như kiểm tra, tham khảo, hỗ trợ lẫn nhau xử lí công việc… Người nhận công việc có thể trao đổi ngay và trực tiếp với người giao việc, đồng thời người nhận việc có thể chuyển công việc được giao cho thành viên khác nhanh chóng và đơn giản nếu cần thiết.

Mọi thông tin về phần mềm văn phòng điện tử CloudOffice, các bạn hãy liên hệ theo địa chỉ:

Công ty Phát Triển Công Nghệ Thái Sơn

Trụ sở: Số 11 Đặng Thùy Trâm – Hoàng Quốc Việt – Cầu Giấy – Hà Nội

Tel : 04.37545222, Fax: 04.37545223,

Website: http://thaison.vnwww.cloudoffice.com.vn

Để lại bình luận